Предприятия общепита обязаны использовать онлайн-кассы. Есть два варианта – стационарная или облачная касса. LIFE PAY разбирается в понятиях, характеристиках, принципах работы и выбираем оптимальный вариант для ресторана с доставкой.

Чем отличается облачная касса от стационарной

По законодательству ресторан обязан выдать чек клиенту и сообщить в налоговую о продаже. Этот процесс называется фискализацией.

Процедура оплаты и фискализации с применением стационарной кассы выглядит так:

• Покупатель оплачивает заказ, кассир формирует чек, а фискальный накопитель собирает данные о продажах.

Фискальный накопитель – устройство, которое шифрует, записывает и хранит информацию о расчетах через онлайн-кассу. По сути, это большая карта памяти, записывающая движение денег по кассе, удалить или скорректировать которые невозможно. ФН необходимо регистрировать в ФНС и менять на новый по мере окончания срока действия и заполнения памяти.

Выбрать ККТ с фискальным накопителем или без него можно здесь.

• ФН передает данные оператору фискальных данных.

ОФД– аккредитованный налоговой службой сервис, который обрабатывает собранные фискальным накопителем сведения и передает в ФНС.

• ОФД передает информацию в налоговый орган и клиенту (чек в печатном или электронном виде).

Принцип фискализации через облачную кассу – аналогичен стационарной, только работа на ней осуществляется удаленно, через интернет. Облачную кассу не нужно покупать, ее берут в аренду. Фискальный накопитель в облачной кассе находится специальном хранилище облачных касс, а чек покупателю формируется электронный и отправляется по смс или на электронную почту.

Для курьерских сервисов компания может использовать мобильную кассу, то есть переносные платежные терминалы.

При работе через облачную кассу компании не нужно тратиться на набор дорогостоящей ККТ, но понадобится ФН

LIFE PAY разместит облачную кассу в своем дата-центре или в офисе ресторана, обеспечит круглосуточную бесперебойную работу и поддержку, а также настроит интеграцию с платежными сервисами и сайтами.

Какую кассу выбрать для ресторана с доставкой

Если ресторан работает на прием посетителей в зале и доставку, ему понадобится оборудование для приема оплаты и в самом ресторане, и для выдачи курьерам, принимающим деньги или безналичные платежи при развозе заказов.

Одним продуктом обойтись не получится, так как облачную кассу разрешено использовать для приема оплаты (ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):

• через интернет, мобильные приложения;
• курьерскими службами и вендинговыми компаниями;
• для оказания услуг на выезде;
• в транспорте;
• за ЖКХ и только по безналу.

Использование облачной кассы в зале ресторана законом не разрешено. Поэтому заведению общепита с доставкой необходимо приобрести:

• и стационарную кассу – для работы непосредственно в точке питания;
• и облачную кассу – для службы доставки заказов.

Как выбрать стационарную кассу

Выбирая стационарную кассу, обращайте внимание на следующие характеристики:

• Совместимость с другим торговым оборудованием, например, сканером штрих-кодов, денежным ящиком. Уточните, можно ли начать работу сразу или только после установки платного приложения.
• Мощность и производительность. Онлайн-касса – это компьютер, от объемов оперативной и встроенной памяти, процессора, операционной системы которого зависит скорость выполнения торговых операций и задач.
• Совместимость с ПО, в которых ведется учет товаров, в том числе и в государственных системах ЕГАИС, Честный ЗНАК, ФГИС Меркурий.
• Способ подключения к интернету, разъемы и порты. В первую очередь ориентируйтесь на тот интернет (wi-fi, мобильный или прободной), который бесперебойно работает в ресторане, но наличие возможности подключения несколькими способами обезопасит на случай сбоев. Посчитайте количество дополнительного торгового оборудования, и выберите кассу с нужным количеством разъемов.
• Формат печати – ширина чековой ленты (44, 57 и 80 мм). Выберите ту, на которой будут помещаться наименования блюд.
• Ресурс печати – показатель, который указывает на частоту замены комплектующих, например, термоголовки.
• Возможность интеграции с интернет-магазином – если у ресторана есть сайт, через который можно заказать доставку блюд и сразу оплатить.
• Стоимость приобретения.

LIFE PAY поможет выбрать кассовое оборудование, подходящее конкретному заведению, зарегистрирует в ОФД и ФНС, выпустит ЭЦП и научит работать с онлайн-кассой. LIFE PAY также предоставляет онлайн-кассу в рассрочку. Это поможет не расходовать оборотные средства ресторана.

Как выбрать облачную кассу

Так как облачная касса – это технология, а не прибор или устройство, поэтому требования предъявляются скорее к поставщику сервиса, нежели к самой технологии:

• Установка, регистрация в ФНС. Приобретайте кассу в компании, которая берет эти хлопоты на себя.
• Отсутствие скрытых платежей, например, за лицензию, техобслуживание.
• Сопровождение. Для продавца важно, чтобы касса работала бесперебойно, но, к сожалению, поломки и сбои неизбежны.

И если касса не работает, ресторан не вправе обслуживать клиентов, так как не сможет выдать чек, в противном случае – штрафы и приостановка деятельности. Поэтому оперативное решение подобных проблем минимизирует простои в работе ресторана и его курьеров из-за технических проблем с кассой. Как работает клиентский сервис LIFE PAY мы рассказали здесь.

• Возможность интеграции с сайтом, чтобы принимать заказы и их оплату там же и без дополнительных расходов.
• Стоимость аренды.

Арендуя облачную кассу в LIFE PAY, ресторан сэкономит на регистрации облачной кассы в ОФД и ФНС, так как эту работу берет на себя поставщик технологии. Клиенту достаточно установить основную кассу в офисе, а мобильным сотрудникам установить приложение LIFE PAY.

Кроме того, у LIFE PAY подключена интеграция CRM-системы для ресторанного бизнеса IIKO с системой LIFE POS, которая позволяет создавать заказы с учетом ограничений разных клиентских кейсов:

• Можно назначать заказ на конкретного сотрудника либо назначать заказы на всех курьеров для выборочной доставки.
• Можно принимать оплаты всеми доступными способами в LIFE POS: карта, СБП, раздельная оплата, наличные.
• Можно работать ТОЛЬКО на прием оплаты без фискализации, при этом чек будет выбиваться на подключенной к IIKO кассе после доставки в самом ресторане.
• Клиент может работать на подключенной к IIKO системе ЕГАИС или Меркурий, а через решение LIFE POS осуществлять доставку, прием оплаты и фискализацию.